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Escritório de Processos

  Todo empresário, sem exceção, busca melhorar seus índices de rentabilidade de duas formas; vendendo mais e gastando menos. Para ter êxito nestes desafios, existem também duas formas; estruturada ou não. O mais comum é vermos a forma desestruturada acontecer, principalmente em empresas de pequeno e médio porte.

Por motivos óbvios, comentarei aqui apenas a forma estruturada.

Existe uma unidade organizacional que, na teoria, pertence ao nível de suporte da organização, mas que na realidade, traz resultados, muitos resultados. Que Unidade é esta? É o escritório de Processos, responsável pela governança dos processos da empresa e com a missão de implantar um sistema para a gestão por processos estruturado, capaz de facilitar o entendimento da evolução da estratégia da empresa, o alinhamento dos processos e ainda assegurar para o nível executivo da empresa que as equipes de operação estão alcançando os resultados esperados. Para isto, este modelo de gestão deve contemplar:

• Metodologia de modelagem de processos, para integrar negócio com TI;

• Metodologia de definição e atuação dos líderes de processos;

• Metodologia de avaliação de processos (maturidade);

• Definição do modelo de trabalho do comitê de melhores práticas / avaliação em excelência de processos;

• Metodologia de controle de indicadores de processos (KPI)

Os termos governança corporativa e governança de processos estão sendo cada vez mais usados na literatura do desenvolvimento econômico e gestão empresarial.

Governança é um sistema de estruturas de tomada de decisão, processos, práticas e valores que habilitam uma organização a tomar decisões satisfatórias e contestáveis: preparando planos e gerenciando implementações, obtendo patrocínio, inspecionando as operações contínuas, emergindo e resolvendo problemas e conflitos, atribuindo responsabilidade e assegurando ações responsáveis.

Entretanto, fazê-lo bem requer análise, desenho e uma execução soberba, considerando que cada organização é exclusivamente única, cada um de nós tem a abordagem deste desafio com uma perspectiva distinta.

A Governança de Processos ajuda a entender melhor os objetivos da organização e representá-los em forma de processos para assim poder gerenciá-los e criar valor para a organização.

A Governança de Processos faz com que certas informações que eram consideradas difíceis de identificar se tornem mais fáceis, são elas:

• Os objetivos da organização;

• Os impactos pela mudança das estratégias;

• Os riscos envolvidos na organização;

• Os papéis e responsabilidades de cada membro e área da organização;

• A interação das áreas;

• A credibilidade e transparência das informações;

• A aderência as regras corporativas e os procedimentos gerencias ;

• O valor agregado dos produtos e serviços oferecidos;



Consulte-nos e saiba como implantar um escritório de processos com sucesso na sua empresa.



www.celebroni.com.br   Fone: 3542-8375
by Hugo Lourenço
Posted on Fri, 02/05/2010 - 11:25

Olá Marcelo...

Ótimo texto.

Sobre o que comentou da forma desestruturada e que no meu entendimento o escritório de processos serve para estruturar, quais seriam os custos/investimentos de uma empresa pequena desetruturada para chegar num bom modelo de gestão por processos?

 

Aliás, qual seria uma boa "jogada" para vender o peixe para os empresários de pequenas e médias empresas que vivem no caos, longo dos processos..???

 

Um dificuldade que sempre vejo, é mudar este paradigma destes empresários..

0
by Marcelo Celebroni Author
Posted on Fri, 02/05/2010 - 17:35

Oi Hugo!

Dificil responder a sua primeira pergunta sem conhecer o tamanho da cadeia de valor da Empresa. Somente após ter esta informação, de forma prévia ou macro, é possível calcular o valor do investimento, mas acredito que, em se tratando de uma Empresa pequena, o custo/investimento não impactará negativamente sua liquidez, muito pelo contrário, este investimento servirá para que esta Empresa melhore exponencialmente seu desempenho. O tamanho do escritório de processos deve ser proporcional ao tamanho da cadeia de valor, ou seja, a equipe de processos deve conseguir absorver todo o trabalho que a cadeia de valor demanda e para que se calcule o tamanho desta equipe é necessário saber exatamente o volume a ser tratado.

O que deve se ter em mente, é que para vender este "peixe", não é preciso convencer o Empresário, nem se ter uma "jogada", mas sim ser transparente e mostrar a ele o valor que esta iniciativa proporcionará. E como se faz isso? Calculando o retorno do investimento com base na cadeia de valor atual versus a escala de melhoria padrão (Segue abaixo escala padrão de alguns benefícios potenciais de BPM) e desta forma provando o investimento através de dados. BPM baseia-se em dados reais, por isso funciona e dá resultados.

Abraço!

 

ALGUNS BENEFÍCIOS POTENCIAIS DE BPM

Redução dos custos dos processos: 15-30% 

Aumento da qualidade dos processos: 20-30%

Redução dos tempos dos processos: 10-30%

Redução do tempo de aprendizado / custos de treinamento: 10-30%

Redução no volume de reclamações de clientes: 20-30%

Redução do número de chamados de suporte: 15-30%

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by Hugo Lourenço
Posted on Fri, 02/05/2010 - 18:33

Recado entendido Marcelo...!!!

 

Quais são as técnicas/estratégias sugeridas para se conhecer este tamanho da cadeia de valor.

 

Quando me referi em "vender o peixe", também está embutido a ignorância do empresário pequeno em relação aos Processos e sua eficássia (POR FAVOR PESSOAL, SEI QUE NÃO SÃO TODOS, MAS SIM UMA MINORIA QUE PENSA E AGE ASSIM).

Com este paradigma, é difícil se trabalhar para conseguir levantar sua cadeia de valor, pois nem tempo para dar este tipo de informação, alguns estão dispostos... Sobre ser transparente, ele sabe das coisas e vê tudo que ocorre, mas mesmo assim, não bota fé, pois não investe para ver resultados e, com isso, não possui nada em mãos para "acreditar" em PBM.

Comento isso, pois já atuei com alguns clientes difíceis neste ponto, e uma estratégia utilizada, foi de fazer um investimento próprio mostrando então os resultados dele próprio, para que ele seja convencido do por que dizer sim para BPM.

Mas com certeza, estes seus comentários são importantes sobre esta visão de Gestão por Processos e Escritório de Processos, pois é mais difundido o PMO/PMI etc... E alguns empresários confundem as coisas pensando que atuando com PMO/PMI/relacionados estão resolvendo seus problemas, esquecendo assim, o mundo dos Processos, que é o que realmente mantém e alavanca seu negócio.

 

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by Marcelo Celebroni Author
Posted on Mon, 02/08/2010 - 11:32

In reply to by kosenko

Hugo,

Para se conhecer a cadeia de valor, a melhor técnica é uma sessão JAD com o nível gerencial da Empresa. Entendo sua dificuldade e realmente isso acontece. Pequenos e médios empresários ainda não enxergam o valor da gestão por processos, infelizmente. Mas esse é o objetivo do nosso trabalho, mostrar quanto o negócio pode ser melhorado se o modo de gestão tiver um outro enfoque e para isso temos que direcionar esforços para mostrara esse valor. É um trabalho de "formiguinha". Levamos um folha de cada vez e assim vamos mostrando o resultado, pra um agora, dois amanhã e assim vai.

Abs!

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