Prozessharmonisierung in der Metallindustrie – Ein Projektbeispiel

Ich möchte ein Projekt vorstellen, in dem es um die Harmonisierung der Kernprozesse einer Unternehmensgruppe ging. Dabei wurden insbesondere Vorgehensweisen aus der Designphase der  AVE Vorgehensmethodik in einer auf das Projekt zugeschnittenen Weise umgesetzt. In geringem Umfang aus solche aus der AVE Strategiephase.

Das betreffende Unternehmen sah die Vorteile harmonisierter Prozesse (insbesondere Transparenz und Kosten) zwischen den Gruppenunternehmen, wollte dabei aber nicht über unternehmensbedingt erforderlicher Abweichungen in den zu harmonisieren­den Prozessen zwischen den Gruppenunternehmen hinweggehen. Langfristiges Ziel war es, die Ergebnisse der Prozessharmonisierung auch als Basis für eine ERP Einführung zu verwenden.

Aufgrund von Vorarbeiten des Managements der Unternehmensgruppe war die Phase der „Business Process Strategy“ (AVE Strategiephase) weitestgehend abgeschlossen. Die Ergebnisse dieser Phase wurden in einem Workshop mit dem Management nochmals verifiziert und als Basis für die folgende Designphase genutzt.

Um neben dem eigendlichen Projekt die Einführung einer Prozess­organisation und eines aktiven  Business Process Managements (im folgenden BPM genannt) zu erreichen, wurde vor Projektbeginn ein intensiver Workshop zum Thema Business Process Management mit allen Beteiligten durchgeführt. In diesem Zusammenhang erfolgte auch die Festlegung der Prozessowner für die Hauptprozesse der Unternehmensgruppe.

Die Designphase bildete den Schwerpunkt des Projektes. Sie konzentrierte sich dabei auf die Analyse der IST End-to-End Prozesse und der IST-Organisationsstruktur der betreffenden Prozessbereiche. Die Design-Phase setzte dabei auch auf die im Management Workshop erarbeitete Unternehmensprozesslandkarte (siehe AVE) auf.

In der Designphase geht es speziell um die Fragestellung: "WAS" (Geschäftsmodell), "WIE und WANN" (Prozessmodelle von End-to-End Prozessen), von "WEM und WOZU" (Organisationsmodell) getan wird, welches die wesentlichen Prozessunterschiede sind und welche Harmonisierungsmöglichkeiten existieren um die Prämissen des Projektes zu erfüllen. Der Abschluss dieser Phase bildet die Ermittlung und das Design der SOLL-Prozesse.

• Transparente IST-Prozesse und Prozess-Strukturen.
• Gemeinsames und dokumentiertes Verständnis über Schwachstellen, Prozess­ab­weichungen zwischen den Gruppenunternehmen und Harmonisierungs­möglichkeiten.
• Verbesserungsmaßnahmen (so genannte Quick-Wins) wurden umgehend zur Realisierung vorgeschlagen bzw. sofort umgesetzt.
• Definition von Anforderungen an die IT.
• Nutzenpotenziale wurden spezifiziert und quantifiziert.

Zur Unterstützung der IST-Aufnahme und des SOLL-Designs wurde das Softwarewerkzeug ARIS eingesetzt. Die Prozess­aufnahme mit ARIS ist nicht aufwendiger als jede andere Methode der Visualisierung von Prozessen. Die datenbankgestützte Auswertung und Analyse von Prozessdaten mit Hilfe von ARIS ist allerdings deutlich effizienter und leistungsfähiger als jeder andere Ansatz zur Prozessanalyse- und Harmonisierung.

Die IST-Aufnahme und Darstellung der betroffenen Prozesse wurde von der Unternehmensprozess­land­karte (Level 1 der ARIS-Modellierungsstruktur) bis zur Funktionsebene (Level 4 der ARIS-Modellierungsstruktur) durchgeführt. Auf der Darstellung ereignisgesteuerter Prozess­ketten (EPK`s – Level 5) wurde verzichtet, da sie im Zusammenhang mit der Harmonisierung keinen zusätzlichen Nutzen gebracht hätte.

Ergebnis der Phase war eine in ARIS beschriebene IST-Darstellung der betreffenden Prozesse und Teilprozesse im Level 1 – 4 je Unternehmen der Gruppe. Sie umfasste jeweils die Darstellung der Prozesssichten: Funktion, Organisation, Leistungen und Daten/ IT. Weiterhin wurden Prozesskennzahlen (KPI´s), in diesem Fall insbesondere Lieg- und Bearbeitungszeiten, ermittelt und dargestellt. Die Definition der für die Unternehmensgruppe entscheidenden KPI´s lag dabei beim Management der Unternehmensgruppe.  

Wesentliche Zielsetzung dieser Projektphase war die Analyse der betreffenden End-to-End Geschäftsprozesse um Ansatzpunkte  für deren Harmonisierung und ggf. Optimierung zu finden und zu detaillieren. Im Fokus stand die Ermittlung von Prozessdeltas der zu harmoni­sierenden Prozesse einschließlich der Störfaktoren und deren Ursachen. Die Deltas wurden mit Hilfe von ARIS aus den erfassten IST-Prozessen automatisiert ermittelt und visualisiert. Sie konnten danach allen Projektbeteiligten einfach und übersichtlich zur weiteren Bearbeitung zur Verfügung gestellt werden.

Die Phase zur Ermittlung der Deltas begann mit der Durchführung von Workshops unter Beteiligung des Managements. Gegenstand dieser Workshops war es, eine Fokussierung und Priorisierung auf die jeweiligen Prozessschritte, die entsprechend den Ergebnissen der IST-Analyse harmonisiert werden sollen, herbei zu führen. Ziel war es an dieser Stelle auch, notwendige, nicht harmonisierbare Deltas, die sich u.a. aus Standort­besonderheiten der Unternehmen der Gruppe ergeben können, zu erkennen und für die Designphase zu dokumentieren.

Im nächsten Schritt wurde in Zusammenarbeit mit den Prozessownern ermittelt, wie diese Deltas konkret werksübergreifend bzw. werksunabhängig harmonisiert werden konnten. Zur Unterstützung dieser Arbeiten konnten dabei auch die in ARIS hinterlegten Best Practice Branchenprozesse der Metallindustrie (IPR Metall) von IDS Scheer herangezogen werden.

Der Abschluss dieser Phase bildete die transparente Darstellung und Dokumentation der betrachteten Deltas und der sich daraus ergebenen jeweiligen Harmonisierungsalternative. Dies bildete die Grundlage für das Design der werksübergreifenden, harmonisierten Prozesse.

Aufbauend auf den mit den Prozessownern ermittelten und fixierten Harmonisierungen der Prozesse, den standortspezifischen Prozessbesonderheiten sowie den in den Management Workshops definierten Prozess-USP´s (unique selling points - Alleinstellungsmerkmale) wurden in dieser Phase die neuen, sandortübergreifenden SOLL-Prozesse entwickelt.

Eine von verschiedenen Prämisse bei der Modellierung der neuen SOLL-Prozesse war, hinsichtlich der unterstützenden IT Lösungen, die Betrachtung der in der Metallindustrie typischen Trennung zwischen ERP- und Shopfloor-Ebene (Produktionsplanung- und Ausführungs- Ebene).

Grundlage dieser Phase waren auch hier die bereits in ARIS hinterlegten IST-Prozesse, die Harmonisierungen, die Prozess-KPI´s, die notwendigen standortspezifischen Abweichungen und Best Practice Branchenprozesse der IDS Scheer. Im Gegensatz zur IST-Phase, in dem die Aufnahme standortbezogen erfolgte, wurde nun standortübergreifend mit den Process­Ownern das SOLL-Design erarbeitet. Dabei erfolgte die Arbeit erneut in prozess­spezifischen Workshops. Aufgrund der bisher in ARIS geleisteten Vorarbeiten war nun eine besonders zügige Modellierung der neuen SOLL-Prozesse möglich.

Ergebnis dieser Phase war insbesondere eine in ARIS beschriebene SOLL-Darstellung der zu harmonisierenden Prozesse im Level 1 – 4 für die Unternehmensgruppe. Dies umfasste insbesondere auch die Darstellung der jeweiligen neuen Prozesssichten und der neuen Prozesskennzahlen. Die Beendigung dieser Phase bildet dann die Grundlage für die Erstellung eines Umsetzungsplans für die Unternehmensgruppe.