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Die zentrale Benutzerverwaltung beinhaltet die Elemente "Benutzer", "Rollen" und "Organisationseinheiten" und dient zum Bearbeiten der Organisationsstruktur für die Prozessautomatisierung. Die Benutzer, Rollen und Organisationseinheiten die im Geschäftsprozess in hinterlegten Organigrammen modelliert sind, werden beim Erzeugen eines ausführbaren Prozesses automatisch in der zentralen Benutzerverwaltung angelegt. Alternativ erfolgt die Anlage über ein LDAP-System. Sie können alle Elemente aber auch manuell anlegen. In der zentralen Benutzerverwaltung können Sie Benutzer, Rollen und Organisationseinheiten anzeigen, anlegen, bearbeiten, löschen und aktualisieren. Bitte informieren Sie sich mit der Hilfeseite "Welche Empfehlung gibt es für die Nutzung der zentralen Benutzerverwaltung?" über die Abhängigkeiten bei der Verwaltung von Elementen über Organigramme, LDAP-Systeme und zentrale Benutzerverwaltung.

Um die zentrale Benutzerverwaltung nutzen zu können, müssen Sie über Prozessadministrator-Rechte verfügen.

Aktivieren Sie das Modul "Administration".

Wählen Sie im Navigationsbaum einen Server auf dem "ARIS Process Governance" installiert ist und öffnen Sie die zentrale Benutzerverwaltung. Melden Sie sich für die zentrale Benutzerverwaltung an. Um Detailinformationen anzuzeigen, wählen Sie Benutzer, Rollen oder Organisationseinheiten im Navigationsbaum und dann das gewünschte Element.

Benutzer anlegen, bearbeiten und löschen.

Klicken Sie im Navigationsbaum auf "Benutzer" und dann in der Detailansicht auf "Benutzer anlegen". Geben Sie auf der Registerkarte "Details" Name, Benutzername, E-Mail-Adresse und Kennwort ein. Aktivieren Sie den Benutzer für die Prozessautomatisierung. Weisen Sie dem Benutzer ggf. Prozessadministrator-Rechte zu.

Aktivieren Sie die Registerkarte "Rollen".

Um Rollen zuzuordnen, markieren Sie die gewünschten Elemente im Feld "Nicht zugeordnete Rollen" und klicken Sie auf "Zuordnung anlegen".

Um Rollen aus dem Feld "Zugeordnete Rollen" zu entfernen, markieren Sie die gewünschten Rollen in diesem Feld und klicken Sie auf "Zuordnung entfernen". Bestätigen Sie Ihre Eingaben.

Der Benutzer wurde für die Prozessautomatisierung angelegt. Nur wenn er auch aktiviert wurde, kann er sich im Modul "Aufgabenliste" bzw. bei Prozess-Board anmelden, um manuelle Aufgaben auszuführen.

Wird ein Benutzer angelegt, der im LDAP-System bereits vorhanden ist, muss nur der Benutzername korrekt sein. Für die anderen Angaben können beliebige Zeichen eingegeben werden, da diese Angaben nach dem Anlegen des Benutzers automatisch aus dem LDAP-System übernommen werden. LDAP-Benutzer sind mit einem anderen Benutzer-Symbol gekennzeichnet.

Der Benutzername muss nicht dem Vor- oder Nachnamen einer Person entsprechen. Häufig wird eine willkürlich gewählte Zeichenfolge verwendet oder die Abkürzung des Vor- und/oder Nachnamens.

Wurde ein Pflichtfeld nicht gepflegt oder ein Benutzername eingegeben, der im System bereits für einen anderen Benutzer verwendet wird, kann der Benutzer nicht angelegt werden.

Um Benutzerdaten zu ändern, markieren Sie in der Detailansicht den relevanten Benutzer und öffnen den Dialog "Benutzer bearbeiten". Ändern Sie die gewünschten Angaben, wie Name, E-Mail-Adresse und Kennwort oder aktivieren Sie die Registerkarte "Rollen", um die Rollenzuordnung wie zuvor gezeigt zu ändern. Bestätigen Sie dann Ihre Eingaben. Die Daten des Benutzers werden geändert. Wenn Sie das Kennwort geändert haben, wird der Benutzer per E-Mail über das neue Kennwort informiert.

Löschen Sie Benutzer der Prozessautomatisierung, die nicht mehr relevant sind.

Markieren Sie den Benutzer, den Sie löschen möchten. Klicken Sie auf "Benutzer löschen" und bestätigen Sie die Sicherheitsabfrage. Der Benutzer wurde gelöscht.

Werden Benutzer gelöscht, die von einem ausführbaren Prozess direkt referenziert werden, ist der Prozess nicht mehr funktionsfähig. Werden z. B. alle Benutzer einer Rolle, die im Prozess referenziert wird gelöscht, kann der Prozess nicht mehr ausgeführt werden. Der Systembenutzer kann nicht gelöscht werden.

Aktivieren Sie Benutzer für die Prozessautomatisierung.

Sie können entweder einzelne Benutzer aktivieren. Oder alle Mitglieder einer Rolle. Wechseln Sie dazu in die Rollen und klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Rolle deren Mitglieder Sie aktivieren möchten. Wählen Sie "Alle Mitglieder der Rolle aktivieren" und bestätigen Sie die Sicherheitsabfrage. Alle Mitglieder der gewählten Rolle werden für die Prozessautomatisierung aktiviert. Die aktiven Mitglieder können sich ab jetzt im Modul "Aufgabenliste" bzw. bei Prozess-Board anmelden, um manuelle Aufgaben auszuführen. Sie erhalten die entsprechende Benachrichtigung. Weisen Sie Benutzern Prozessadministrator-Rechte zu, um ihnen Zugriff auf die zentrale Benutzerverwaltung und die Prozessadministration zu geben. Klicken Sie doppelt auf den relevanten Benutzer. Aktivieren Sie die Option "Prozessadministrator-Rechte zuweisen" und bestätigen Sie Ihre Eingabe. Dem Benutzer werden die entsprechenden Rechte zugeordnet. Um eine bessere Übersicht zu erhalten, können Sie nur die aktiven Benutzer der Prozessautomatisierung anzeigen.

Rollen anlegen, bearbeiten und löschen.

Sie können neue Rollen für die Prozessautomatisierung anlegen. Wählen Sie im Navigationsbaum "Rollen" und öffnen Sie den Dialog "Rolle anlegen". Geben Sie den Namen für die Rolle an. Ordnen Sie Organisationseinheiten und Benutzer zu, wie zuvor bei der Zuordnung von Rollen zu Benutzern gezeigt. Die Daten von bereits vorhandenen Rollen, können Sie über die Schaltfläche "Rolle bearbeiten" ändern, wie zuvor bei Benutzern gezeigt. Sie können nicht mehr relevante Rollen der Prozessautomatisierung löschen. Eine Rolle kann nur gelöscht werden, wenn sie keine Zuordnung zu Benutzern hat, denen keine andere Rolle zugeordnet ist. Werden Rollen gelöscht, die von einem ausführbaren Prozess direkt referenziert werden, ist der Prozess nicht mehr funktionsfähig. Werden z. B. alle Rollen einer Organisationseinheit gelöscht, die im Prozess referenziert werden, kann der Prozess nicht mehr ausgeführt werden. Markieren Sie die Rolle, die Sie löschen möchten, klicken Sie auf "Rolle löschen" und bestätigen Sie die Sicherheitsabfrage. Die Rolle wurde gelöscht. Organisationseinheiten anlegen, bearbeiten und löschen. Sie können neue Organisationseinheiten für die Prozessautomatisierung anlegen. Wählen Sie im Navigationsbaum "Organisationseinheiten" und öffnen Sie den Dialog "Organisationseinheit anlegen". Geben Sie den Namen für die neue Organisationseinheit an und legen Sie einen Eskalationsmanager fest. Der Eskalationsmanager ist der Benutzer, der benachrichtigt wird, wenn eine manuelle Aufgabe bis zum Fälligkeitsdatum von keinem Bearbeiter abgeschlossen wurde. Bestätigen Sie Ihre Eingaben. Die Organisationseinheit wurde für die Prozessautomatisierung angelegt. Den Namen einer Organisationseinheit können Sie im Dialog "Organisationseinheit bearbeiten" ändern.

Löschen Sie die Organisationseinheiten der Prozessautomatisierung, die nicht mehr relevant sind. Eine Organisationseinheit kann nur gelöscht werden, wenn sie keine Zuordnung zu Benutzern und/oder Rollen hat. Markieren Sie die Organisationseinheit, die Sie löschen möchten und klicken Sie auf "Organisationseinheit löschen". Bestätigen Sie die Sicherheitsabfrage. Die Organisationseinheit wurde gelöscht.

Übergeordnete Vorgehensweisen

Aktualisieren Sie alle Elemente der zentralen Benutzerverwaltung. Dies kann z. B. sinnvoll sein, wenn mehrere Benutzer zeitgleich in der zentralen Benutzerverwaltung arbeiten.

Wählen Sie im Navigationsbaum das gewünschte Element und klicken Sie auf "Aktualisieren".

Die gewählten Elemente werden aktualisiert. Wird der Knoten "Zentrale Benutzerverwaltung" zu- und dann wieder aufgeklappt, werden alle Elemente der zentralen Benutzerverwaltung automatisch aktualisiert. Wenn auf dem Server ein LDAP-System konfiguriert ist, ist die Schaltfläche "LDAP-Import" aktiv. Sie können dann Benutzer aus dem LDAP-System in die zentrale Benutzerverwaltung importieren. Dabei werden alle Benutzer aus dem konfigurierten Verzeichnis des LDAP-Systems in die zentrale Benutzerverwaltung übernommen. Sie können die Daten von Benutzern, Rollen und Organisationseinheiten der zentralen Benutzerverwaltung mit den Daten aus dem LDAP-System abgleichen. Für das markierte Element werden die Daten aus dem LDAP-System in die zentrale Benutzerverwaltung übernommen. Es wird empfohlen die zentrale Benutzerverwaltung, z. B. vor dem Wechsel auf LDAP bzw. vor dem Deaktivieren von LDAP, neu aufzusetzen. Löschen Sie dazu alle Elemente der zentralen Benutzerverwaltung.

Klicken Sie im Navigationsbaum mit der rechten Maustaste auf "Zentrale Benutzerverwaltung" und dann auf "Alle löschen". Bestätigen Sie die Sicherheitsabfrage. Alle Rollen, Organisationseinheiten und Benutzer, bis auf den Systembenutzer, werden aus der zentralen Benutzerverwaltung gelöscht.

Haben Sie Daten oder Zuordnungen in der zentralen Benutzerverwaltung geändert und erzeugen danach den ausführbaren Prozess oder aktualisieren das Organigramm, werden die Daten in der zentralen Benutzerverwaltung mit den modellierten Angaben überschrieben. Deshalb wird empfohlen, die zentrale Benutzerverwaltung nur zur Aktivierung von Benutzern und zur Information über die aktuelle Organisationsstruktur zu nutzen.

Sie haben gesehen, wie Sie mit der zentralen Benutzerverwaltung die Organisationsstruktur für die Prozessautomatisierung verwalten können. Jedes der gezeigten Vorgehen finden Sie auch in der Hilfe zu ARIS Process Governance.

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